Kasy fiskalne on-line stają się codziennością w coraz większej liczbie firm w Polsce. Obowiązek ich wdrożenia wprowadzany był stopniowo, a kolejną, sporą grupę przedsiębiorców obejmie już niebawem – 1 lipca 2021 r. W artykule odpowiadamy, kogo obejmą zmiany i jakie są różnice pomiędzy stosowaniem kasy on-line a „tradycyjnych” kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonów.
Z tego artykułu dowiesz się:
Pierwsi przedsiębiorcy mogli wdrażać u siebie tego typu urządzenia już od 1 maja 2019 roku. Obecnie obowiązkiem stosowania kas fiskalnych on-line objęte są już stacje paliw, mechanicy samochodowi, składy opału, a także stacjonarne lokale gastronomiczne i firmy świadczące usługi krótkotrwałego zakwaterowania (czyli m.in. hotele oraz pensjonaty). Kolejne branże dołączą do nich już niebawem.
Zbliżający się termin wdrożenia kas fiskalnych on-line obejmie wyjątkowo liczną grupę przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą. Znajdą się w niej:
Dla pozostałych branż ustawodawca nie określił jednego, obowiązkowego terminu wdrożenia kas fiskalnych on-line. W ich przypadku wymiana kasy starego typu na nową będzie odbywała się wtedy, gdy kasa używana do tej pory nie będzie już zdatna do użytku lub wbudowana pamięć fiskalna (w kasach z kopią papierową) zapełni się.
A co z przedsiębiorcami, którzy dopiero teraz otwierają działalność? O ile nie są objęci obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej on-line, mogą zdecydować się na wdrożenie wybranego urządzenia dostępnego na rynku. Obecnie są to – obok kas on-line – także kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonów, ponieważ termin ich wycofania z rynku wyznaczony został dopiero na 31 grudnia 2022 roku. Dziś nie ma już natomiast możliwości zakupu kas z papierową kopią paragonów, choć niektórzy przedsiębiorcy wciąż jeszcze korzystają z tego typu urządzeń.
Kasy z kopią elektroniczną przechowują informacje na temat wystawionych paragonów w pamięci urządzenia, nie mają jednak możliwości automatycznego przesyłania tych danych do Krajowej Administracji Skarbowej. Kasy fiskalne on-line natomiast łączą się z systemem KAS i wysyłają do niego informacje na temat dokonanej sprzedaży, obejmujące nie tylko dane przedsiębiorcy, ale także dokładną datę i godzinę, kwotę transakcji i rodzaj sprzedanego towaru (bądź usługi).
Dane o transakcjach przekazywane są do systemu informatycznego na bieżąco (co 2 godziny), jednak może zdarzyć się sytuacja, w której łączność z Internetem zostanie przerwana (np. w wyniku awarii u dostawcy). W takiej sytuacji – zgodnie z art. 111 ust. 3ab pkt. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług – podatnik może samodzielnie ewidencjonować sprzedaż i uruchomić ponownie kasę, gdy tylko będzie to możliwe. Nawet w sytuacji trwałego braku dostępu do Internetu możliwe jest samodzielne prowadzenie ewidencji i przesyłanie danych w pewnych odstępach – na takie działania podatnik musi jednak uzyskać zgodę naczelnika urzędu skarbowego.
Przedsiębiorcy, którzy kupią kasę fiskalną on-line, mogą skorzystać z przysługującej im ulgi podatkowej. Dzięki temu odzyskają nawet do 700 zł (maksymalnie do 90% ceny netto zakupionego urządzenia). Zwrot przysługuje przedsiębiorcom, którzy dotychczas nie prowadzili ewidencji sprzedaży w postaci paragonów oraz przedsiębiorcom, którzy zostali objęci obowiązkiem wprowadzenia kas rejestrujących on-line. Nie ma tu znaczenia, czy są oni vatowcami, czy nievatowcami. Co więcej – przy zakupie kilku kas odliczenie możliwe jest dla każdej z nich, o ile zostanie wdrożona do użytku w ciągu 6 miesięcy od zakupu. Co ważne, zgodnie z aktualnymi przepisami przedsiębiorca nie musi kupować urządzenia rejestrującego – może korzystać z niego również w innej formie (np. najmu, leasingu czy dzierżawy).
Znacznie uproszczona jest obecnie procedura związana z wdrażaniem kas fiskalnych on-line. O ile w przypadku kas z kopią papierową lub elektroniczną przedsiębiorca musiał występować z pisemnym wnioskiem o nadanie numeru ewidencyjnego, o tyle w przypadku kas on-line tzw. fiskalizacja następuje automatycznie. Numer ewidencyjny również automatycznie zapisuje się w pamięci urządzenia. Zniesiony został również obowiązek drukowania (w formie papierowej) kopii paragonów czy też raportów. Oczywiście przedsiębiorcy nadal będą mieli obowiązek wydawania paragonu klientowi (przy czym może on być przekazywany w formie elektronicznej).
W przypadku przedsiębiorców zobowiązanych do rejestrowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej każda sprzedaż musi zostać udokumentowana paragonem fiskalnym. Klient powinien otrzymać paragon bez względu na to, jaką formę płatności (gotówkową czy bezgotówkową) wybiera. Obecnie, gdy coraz popularniejsze stają się bezobsługowe systemy sprzedaży (tzw. automaty), wydające towar automatycznie, ustawodawca wprowadził możliwość rezygnacji z wydawania klientowi papierowych paragonów w tego typu systemach. Istnieją jednak dwa warunki – automaty takie muszą być one zintegrowane z kasą fiskalną, a kupujący musi mieć możliwość jasnego zapoznania się z danymi na temat realizowanej sprzedaży (prezentowanymi np. na ekranie lub wyświetlaczu).
Paragon wystawiany w formie elektronicznej jest wciąż paragonem fiskalnym. To ważne, ponieważ zdarza się, że niektórzy przedsiębiorcy wydają klientom jako dowód zakupu paragony niefiskalne. Dokumenty z takim oznaczeniem nigdy nie powinny jednak trafić do obiegu. Paragony niefiskalne przeznaczone są jedynie do przeprowadzania prób i testów kasy rejestrującej oraz do nauki obsługi tego urządzenia jeszcze przed fiskalizacją.
