Sezon wakacyjny przynosi spore dochody przedsiębiorcom z wielu branż. To doskonały czas dla firm turystycznych i hotelarskich, gastronomicznych, handlowych, a także sadowników, plantatorów, czy przedsiębiorstw ogrodniczych. Niestety, niektórzy przedsiębiorcy zapominają, że taka wakacyjna działalność nie jest niczym nowym i została w pełni uregulowana prawnie. Co więcej: urzędnicy mają odpowiednie narzędzia oraz procedury, aby sprawdzić, czy właściciele biznesów działają zgodnie z prawem. Dlatego tym razem nasz artykuł poświęcamy właśnie kontrolom w firmach prowadzonych sezonowo.
Z tego artykułu dowiesz się:
Nawet jeśli Twój biznes funkcjonuje zaledwie przez dwa miesiące w roku, aby prowadzić go zgodnie z prawem, musisz zarejestrować firmę. Najprostszym rozwiązaniem jest oczywiście jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka. I choć wiele osób szuka dla siebie furtki w postaci tzw. NDG, czyli nierejestrowanej działalności gospodarczej, to akurat w sezonie wakacyjnym może ona okazać się niewystarczająca ze względu na mocno ograniczony limit przychodu. Osoba prowadząca NDG nie może bowiem zarobić miesięcznie więcej, niż 50% minimalnego wynagrodzenia, co w 2022 roku oznacza kwotę... 1505 zł brutto. Fakt, że działalność jest nierejestrowana, wcale nie oznacza również, że prowadząca ją osoba miałaby być automatycznie zwolniona z posiadania kasy fiskalnej - ponieważ przedsiębiorcy sprzedający towary (bądź usługi) osobom fizycznym najczęściej zobowiązani są do wydawania klientom paragonów!
Kolejną pułapką, na którą należy uważać, jest kwestia zatrudniania pracowników. Zarówno firmy funkcjonujące jedynie sezonowo, jak i podmioty, które prowadzą całoroczną działalność w branży o wyraźnej sezonowości (np. plantatorzy), potrzebują często niejednej dodatkowej pary rąk do pracy. Jednak ani pośpiech, ani szybko rosnąca liczba zamówień nie będą usprawiedliwieniem, jeśli pracodawca nie dopełni swoich obowiązków przy zawieraniu umowy, wdrożeniu/szkoleniu pracownika, czy też nie zadba o odpowiednie warunki na stanowisku pracy.
W okresie wakacyjnym właściciele sezonowych działalności gospodarczych mogą spodziewać się kontroli ze strony różnych instytucji. Są to przede wszystkim:
Co ważne - o tym, że Twoja firma zostanie skontrolowana, urzędnicy nie muszą powiadamiać Cię z wyprzedzeniem. W wielu sytuacjach (np. jeśli prowadzisz food truck albo stoisko z pamiątkami) byłoby to zresztą trudne do zrealizowania.
Wzmożone kontrole skarbowe u przedsiębiorców prowadzących działalność sezonową nie są przypadkiem. Od 4 do 28 sierpnia 2022 roku w miejscowościach turystycznych kontrolerzy skarbowi odwiedzają firmy w ramach akcji "Lato 2022". Kontrolami mogą być objęte przedsiębiorstwa z różnych branż, świadczące usługi lub sprzedające towary popularne wśród turystów. To oznacza, że wizyty przedstawicieli "skarbówki" mogą spodziewać się zarówno właściciele restauracji, food trucków i lodziarni, jak i hoteli lub pensjonatów, a nawet osoby prowadzące stragany z pamiątkami.
Na co urzędnicy zwracają uwagę? Przede wszystkim na to, czy działalność została zarejestrowana, na obecność kasy fiskalnej oraz fakt, czy przedsiębiorca faktycznie rejestruje każdą transakcję przy pomocy kasy i wydaje klientowi paragon. Warto pamiętać, że obecnie w ramach wykonywanych obowiązków kontrolerzy mogą występować w roli "klienta" i kupować produkt, aby sprawdzić, czy sprzedawca wywiązuje się ze swoich obowiązków. Taki "udawany" zakup to tzw. nabycie sprawdzające. Dodatkowo, zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, nabycie sprawdzające może być np. filmowane, fotografowane, urzędnicy mogą też nagrywać dźwięk - wszystko po to, aby móc udokumentować naruszenie przepisów przez przedsiębiorcę. Niedopełnienie obowiązków związanych z rejestrowaniem transakcji oznacza dla właściciela firmy mandat.
W sezonie wakacyjnym gwałtownie rośnie zapotrzebowanie na pracowników. Wiele osób podejmuje się wówczas prac dorywczych, zatrudnienia szukają (korzystając z wolnego czasu) uczniowie i studenci, czy też osoby przyjeżdżające z zagranicy. Państwowa Inspekcja Pracy często podkreśla, że bez względu na długość okresu zatrudnienia pracowników sezonowych oraz rodzaj wykonywanych zadań, pracodawca musi wywiązać się ze swoich obowiązków względem nich.
Podczas kontroli powinieneś wykazać się wszystkimi dokumentami, potwierdzającymi zawarcie umowy z pracownikami (bez względu na to, jaka jest forma zatrudnienia) oraz udowodnić, że skrupulatnie prowadzisz wymaganą dokumentację. Jeśli zatrudniasz osoby z zagranicy, z pewnością podczas wizyty urzędników sprawdzona zostanie legalność ich pobytu oraz pozwolenia na pracę. Kontrolerzy zweryfikują także, czy każda osoba zatrudniona przez Ciebie została wcześniej przeszkolona w zakresie BHP oraz czy warunki pracy spełniają te wymogi. Ocenie podlegać będzie czas pracy, kwestie związane z wypłatą wynagrodzenia oraz (w przypadku umowy o pracę, umowy zlecenia czy też umowy o dzieło) jego wysokość - kontrolerzy sprawdzą, czy stawka godzinowa nie jest niższa od minimalnej. Wszystkie te działania mają pomóc w wykrywaniu takich nieprawidłowości, jak zatrudnianie pracowników na czarno, nieprzestrzeganie norm czasu pracy oraz niewypłacanie wynagrodzeń lub nieuczciwe zaniżanie ich.
Akcja "Lato 2022" prowadzona jest również przez Wojewódzkie Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne. W tym przypadku kontrole mają na celu oczywiście sprawdzenie, w jakich warunkach przygotowywane są posiłki np. w restauracjach, barach, lodziarniach, ale także stołówkach ośrodków kolonijnych, czy u producentów (np. w cukierniach). Co ważne, kontrolerzy sprawdzają nie tylko lokale, w których serwowane są posiłki - ich zainteresowaniem objęte są także mobilne punkty gastronomiczne (jak food trucki), stoiska na plenerowych piknikach itp.
Kontrola Inspekcji Sanitarnej bywa gruntowna i obejmuje bardzo wiele obszarów. Możesz spodziewać się, że urzędnicy poproszą Cię o przedstawienie dokumentacji potwierdzającej, że Twoi pracownicy posiadają książeczki Sanepidu i zostali odpowiednio przeszkoleni do pracy z żywnością, stosują odpowiednią odzież i środki ochrony. Kontrolerzy sprawdzą również czy posiłki są przygotowywane i wydawane w higienicznych warunkach, w miejscu z dostępem do bieżącej wody oraz środków czystości, a w lokalu nie ma myszy, szczurów, owadów. Równie ważna będzie świeżość posiłków oraz produktów użytych do ich przygotowywania.
Zadaniem Inspekcji Handlowej jest wykrywanie nieprawidłowości w firmach trudniących się sprzedażą. Latem do firm prowadzonych sezonowo kontrolerzy tej instytucji wyruszą przede wszystkim po to, aby sprawdzić, czy przedsiębiorcy nie wprowadzają konsumentów w błąd. W ramach kontroli sprawdzone zostaną zatem m.in. cenniki - muszą one w sposób jednoznaczny określać ilości i ceny produktów oraz być zgodne z cenami faktycznie nabijanymi na kasę fiskalną. Urzędnicy zbadają również, czy przedsiębiorcy (np. lokale gastronomiczne) nie zaniżają wagi sprzedawanych produktów i czy stosują prawidłowo oznaczone, sprawne, dobrze skalibrowane wagi. Inna kwestia podlegająca sprawdzeniu to skład potraw, czyli zgodność listy składników faktycznie użytych do przygotowania posiłku z tą zadeklarowaną przez przedsiębiorcę w ofercie.
Współpraca z biurem rachunkowym jest oczywista dla przedsiębiorców prowadzących działalność przez 12 miesięcy w roku. Jednak nawet jeśli Twoja firma funkcjonuje tylko przez 2, 3 lub 4 miesiące, również możesz skorzystać z profesjonalnej pomocy księgowej i kadrowej. W TaxBee zajmiemy się rozliczaniem przychodów, kosztów, składek i wynagrodzeń w Twojej firmie. Poprowadzimy również dokumentację kadrowo-płacową dla każdego z Twoich pracowników sezonowych, bez względu na formę zatrudnienia. Natomiast wszystkie kwestie związane z kasą fiskalną możesz powierzyć współpracującym z nami specjalistom - zajmą się oni zarówno doborem odpowiedniego urządzenia, jak i jego fiskalizacją oraz przeprowadzą szkolenie dla Ciebie i Twoich pracowników. To szczególnie ważne właśnie w szczycie sezonu, gdy każda minuta okazuje się wyjątkowo cenna.
