Jak złożyć pełnomocnictwo w ZUS? Wszystko o formularzach ZUS - PEL

Kontakt z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych jest nieodłącznym elementem codzienności  każdego przedsiębiorcy. Masz jednak możliwość upoważnienia wyznaczonej przez Ciebie osoby/osób do tego właśnie kontaktu. Aby to zrobić musisz złożyć pełnomocnictwo ZUS - PEL.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak wypełnić pełnomocnictwo ogólne oraz do reprezentowania Cię w przypadku kontroli (ZUS PEL)?
• Jak wypełnić załącznik do pełnomocnictwa (PEL-Z)?
• Jakie są opcje na złożenie pełnomocnictwa do ZUS?
• Jakie sprawy może załatwić osoba, którą upoważniasz do kontaktu z Urzędem?
• Jak odwołać wcześniej złożone pełnomocnictwo?
  
  

1. Pełnomocnictwo ogólne do kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dzięki któremu osoba upoważniona będzie mogła składać deklaracje do ZUS za Ciebie

Pobierz formularz PEL tutaj: https://www.zus.pl/documents/10182/18428/PEL_interaktywny_wypelnij_i_wydrukuj.pdf/9ccdafef-11bf-0661-be05-9ac752c83895?t=1641819696999

Jedną z wielu zalet współpracy z biurem rachunkowym jest to, że nie musisz się martwić składaniem deklaracji do ZUS, ponieważ Twoja księgowa lub jej pracownik może zrobić to za Ciebie. Upoważnienie, którego udzielasz, może mieć charakter doraźny, ze wskazaniem konkretnych dat obowiązywania oraz konkretnej formy komunikacji (ten wariant jest najlepszy, gdy chcesz powierzyć komuś załatwienie konkretnej sprawy). Możesz także upoważnić daną osobę na czas nieoznaczony (w tym przypadku wyznaczony pełnomocnik - np. księgowa - reprezentuje Cię do odwołania). Brzmi skomplikowanie? Nic bardziej mylnego! Formularz PEL jest prosty i intuicyjny do wypełnienia. Składa się z pięciu sekcji. Poniżej postaramy się poprowadzić Cię przez niego tak, żebyś i Ty mógł/mogła wypełnić  go bez problemu.

Dane osoby, która udziela pełnomocnictwa

Wypełnij pierwszą część swoimi danymi:

• PESEL,
• data urodzenia,
• jeżeli nie posiadasz numeru PESEL - wpisz poniżej rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania (korespondencyjny) oraz numer telefonu.

Jeśli udzielasz pełnomocnictwa  do reprezentowania spółki, która posiada wieloosobowe przedstawicielstwo - konieczne będzie wypełnienie dodatkowo druku PEL-Z.

Oświadczenie osoby, która udziela udziela pełnomocnictwa

W tej części, jako osoba udzielająca pełnomocnictwa (czyli ta, której dane zostały wskazane w części powyższej) musisz oznaczyć, w czyim imieniu działasz: czy w imieniu własnym, czy innego podmiotu, który reprezentujesz (np. firmy, spółki bądź innych instytucji).

Oznacz znakiem “X” sekwencję, która Ciebie dotyczy oraz uzupełnij:

• wyłącznie numer NIP - jeśli działasz w swoim imieniu,
• numer NIP, poniżej wpisz REGON oraz adres siedziby w przypadku innego podmiotu, który reprezentujesz. W tym przypadku pamiętaj o wypełnieniu dodatkowo formularza PEL-Z.

Dane pełnomocnika

Udało Ci się przebrnąć przez pierwszą stronę pełnomocnictwa, zatem od razu przechodzimy do kolejnej. W tej części formularza musisz uzupełnić dane osoby, której sam udzielasz pełnomocnictwa.

Dane, które musisz wpisać to:

• PESEL,
• data urodzenia,
• jeżeli nie posiadasz numeru PESEL - wpisz poniżej rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania (korespondencyjny) oraz numer telefonu.

Tych wrażliwych danych nie publikujemy bezpośrednio na stronie internetowej naszego biura ze względu na szczególne środki bezpieczeństwa. Zostaną one podane podczas podpisywania umowy :)

Zakres pełnomocnictwa

Poniższa sekcja służy do określenia zakresu pełnomocnictwa, może mieć ono charakter:

• jednorazowy - do załatwienia wskazanej, konkretnej czynności czy sprawy,
• do załatwiania spraw w Zakładzie Ubezpieczeń społecznych w danym zakresie dat - osobiście (w oddziale ZUS),
• do załatwiania spraw za pośrednictwem Elektronicznej Platformy - PUE ZUS.

Zwróć uwagę na instrukcję, którą Zakład Ubezpieczeń Społecznych zamieścił w formularzu PEL (zamieszczamy ją poniżej w dokładnym brzmieniu):

Jeśli chcesz, aby pełnomocnik mógł reprezentować Cię w zakresie wszystkich Twoich spraw w ZUS, ale nie chcesz, aby miał dostęp do Twojego konta na portalu PUE ZUS, zaznacz tylko „do załatwiania spraw w ZUS”.      
Jeśli chcesz, nadać pełnomocnikowi dostęp wyłącznie do PUE ZUS (we wskazanym zakresie), zaznacz jedynie „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)”.
Gdy zaznaczysz obie opcje, pełnomocnik będzie mógł reprezentować Twoje wszystkie sprawy w ZUS oraz otrzyma dostęp do Twojego konta na portalu PUE ZUS, w zakresie który wskażesz. 

Jeśli nie wpiszesz dat obowiązywania pełnomocnictwa, uznamy że udzielasz go – od dnia jego dostarczenia do ZUS – do  odwołania.

W TaxBee rekomendujemy oznaczenie drugiej i trzeciej opcji zakresu pełnomocnictwa na czas nieokreślony - bądź na taki, na jaki podpisujesz z nami umowę.

Określenie roli pełnomocnika

Druk PEL daje Ci także możliwość określenia roli pełnomocnika.
Do wyboru są następujące role: Ubezpieczony, Świadczeniobiorca, Płatnik składek oraz Komornik. Pierwsze dwie opcje możesz ograniczyć wyłącznie do odbierania korespondencji, natomiast komornikowi i płatnikowi składek możesz dodatkowo zawęzić dostęp, dając mu wgląd jedynie w E-ZLA (czyli elektroniczne zwolnienia lekarskie).

Jeśli nie ograniczysz zakresu pełnomocnictwa, nadany zostanie pełnomocnikowi pełny dostęp do wskazanej przez Ciebie roli. Tym samym pełnomocnik - w zależności od roli, do której go upoważnisz - będzie mógł składać w Twoim imieniu wnioski do ZUS i otrzymywać na nie odpowiedzi. Będzie miał również wgląd do Twoich danych zgromadzonych w ZUS - zależności od roli, między innymi do:

• jako Ubezpieczony – informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej, danych o zgłoszeniach do ubezpieczeń, informacji o podstawach i składkach, Twoich zwolnień lekarskich, informacji o składkach zgromadzonych w OFE i na subkoncie w ZUS;
• jako Świadczeniobiorca – informacji o świadczeniach, które wypłaca/ wypłacił Ci ZUS np. emeryturze, rencie, zasiłku chorobowym, zasiłku macierzyńskim (w tym informacji o wysokości tych świadczeń), Twoich zwolnień lekarskich, formularzy PIT;
• jako Płatnik składek – stanu rozliczeń z ZUS, danych osób zgłoszonych do ubezpieczeń przez Ciebie jako płatnika oraz ich elektronicznych zwolnień lekarskich, a także – jeśli płatnik zgłasza do ubezpieczenia mniej niż 100 ubezpieczonych – dostęp do aplikacji ePłatnik, przez którą można składać dokumenty ubezpieczeniowe;
• jako Komornik – danych Twojej kancelarii oraz do wniosków i odpowiedzi w sprawie udostępnienia danych osobowych.

W TaxBee przeważnie posługujemy się pełnomocnictwami do roli:

• Ubezpieczonego - bez ograniczeń do korespondencji,
• Świadczeniobiorcy - bez ograniczeń do korespondencji,
• Płatnika składek - bez ograniczeń do korespondencji.

Pamiętaj, że jeśli ograniczysz Pełnomocnikowi dostęp do PUE ZUS - ograniczasz także zakres spraw, w których może wyręczyć Cię Twoja księgowa.

Udało się nam dojść do końca formularza udzielania pełnomocnictwa. Teraz pozostało już tylko uzupełnienie daty złożenia (oraz podpisanie formularza, jeśli składasz w dokument w formie papierowej).

2. Jak odwołać złożone wcześniej pełnomocnictwo w ZUS [formularz PEL-O]?

Podczas zmiany biura rachunkowego warto pamiętać o złożeniu odwołania poprzedniego pełnomocnictwa. W przypadku Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularz taki oznaczony jest jakosię PEL-O. Odwołania pełnomocnictwa możesz dokonać osobiście, ale może dokonać tego także osoba, której zostało ono udzielone - czyli Twój pełnomocnik.

Złożenie w/w dokumentu skutkuje całkowitym odebraniem upoważnienia pełnomocnikowi. Jeśli natomiast chcesz jedynie ograniczyć pełnomocnictwo - musisz ponownie złożyć dokument ZUS PEL oraz wskazać nowy zakres obowiązków. Dokument możesz złożyć w imieniu swoim lub spółki, ale w tym drugim przypadku - analogicznie - musisz złożyć dokument PEL-Z.

Wypełniając druk PEL-O w pierwszej kolejności musisz zaznaczyć znakiem “X” swoją rolę, jako osoby, która składa formularz oraz wpisać swoje dane:

• numer PESEL,
• datę urodzenia,
• rodzaj i numer dokumentu tożsamości (jeśli nie posiadasz numeru PESEL),
• imię i nazwisko.

Jeśli reprezentujesz firmę, spółkę lub inny rodzaj instytucji - zaznacz znakiem “X”  pole - “Załączam formularz PEL-Z”.

Dane pełnomocnika

W tej części musisz uzupełnić dane pełnomocnika, którego wcześniej upoważniłeś do reprezentowania Ciebie (czyli którego dane podałeś w formularzu ZUS PEL).

W następnej części druku PEL-O uzupełnij datę odwołania pełnomocnictwa oraz dane swoje (jeśli pełnomocnictwo składane było w Twoim własnym imieniu) lub innej instytucji. ZUS na formularzu zawarł informację, że nie musisz podawać wszystkich danych, a jedynie te, które pozwolą określić, jakiej osoby lub instytucji dotyczy odwołanie pełnomocnictwa.

3. Załącznik do pełnomocnictwa/odwołania pełnomocnictwa

Druk PEL-Z musisz wypełnić, jeśli reprezentujesz spółkę, która ma wieloosobowe przedstawicielstwo. Załącznik muszą podpisać wszyscy przedstawiciele, o których mowa w KRS/CEiDG.

Sam załącznik PEL-Z jest bardzo łatwy do wypełnienia. Pod tytułem dokumentu wpisujesz dane pelnomocnika. Następnie musiszoznaczyć znakiem “X”, do jakiego rodzaju wniosku chcesz załączyć PEL-Z. Do wyboru są dwie opcje: “pełnomocnictwo” oraz “odwołanie pełnomocnictwa”. W kolejnym kroku podajesz dane osobowe każdego z przedstawicieli.

https://www.zus.pl/documents/10182/788036/2485_17+PEL-Z.pdf/773d3c5f-e03a-43f6-a64c-8859c6770e5d


Nie masz czasu na osobistą wizytę w oddziale ZUS ani na stanie w kolejkach na poczcie, żeby wysłać pełnomocnictwo? Forma papierowa na szczęście nie jest jedyną opcją złożenia pełnomocnictwa w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Formularz  ZUS PEL wraz z załącznikami możesz złożyć również przez PUE ZUS w następujący sposób:

1. Zaloguj się do platformy PUE ZUS.
2. Z panelu znajdującego się po lewej stronie ekranu wybierz zakładkę “USŁUGI”.
   
   
   
3. Możesz szukać odpowiedniego formularza przeglądając listę usług - ale możesz również posłużyć się pomocniczym okienkiem wyszukiwania i wpisać w nie hasło, które pomoże Ci błyskawicznie odnaleźć potrzebny dokument. My posłużyliśmy się hasłem “pełnomocnictwo”, ale jeśli użyjesz “PEL”, to wyszukiwarka również znajdzie odpowiednie propozycje. W naszym przykładzie jest to pierwsza propozycja w wynikach wyszukiwania: “Złożenie dokumentu PEL. Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych”.
4. Kliknij przycisk “Przejdź do usługi” i rozpocznij uzupełnianie dokumentu.
   
   
   
5. Po uzupełnieniu całości formularza możesz wysłać go do ZUS klikając przycisk “Wyślij”.
   
   
   
6. Wybierz formę odbioru odpowiedzi od ZUS. W tym miejscu możesz wskazać nie tylko odpowiedź elektroniczną, ale także pocztą tradycyjną (wskazując swój adres korespondencyjny) lub odbiór w jednostce ZUS.
   
   
   
   
   
   

4. Upoważnienie do reprezentowania w przypadku kontroli ZUS - PEL-K

Podczas kontroli z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zwykłe pełnomocnictwo może okazać się niewystarczające, jeśli chcesz aby Twoja/Twój Księgowa/Księgowy Cię reprezentował/a. W takiej sytuacji musisz złożyć pełnomocnictwo specjalnie przeznaczone do tego celu (PEL-K).

Druk jest banalnie prosty do uzupełnienia.

W pierwszej części musisz uzupełnić go swoimi danymi, tj. podać:

• numer NIP,
• numer REGON,
• numer PESEL (jeśli nie masz nadanego NIP-u oraz REGON-u),
• nazwę działalności gospodarczej,
• imię i nazwisko,
• oraz adres siedziby.

W następnej części uzupełnij imię i nazwisko osoby, którą upoważniasz do reprezentowania w przypadku kontroli oraz nazwę działalności gospodarczej / swoje imię i nazwisko.

Zbliżamy się do końca wypełniania dokumentu. Na stronie drugiej musisz uzupełnić dane osoby, którą upoważniasz.

Na końcu wystarczy odatować dokument oraz go podpisać. I gotowe! :)