Nawet najmniejsze firmy, czyli osoby działające w ramach tzw. samozatrudnienia, muszą po zarejestrowaniu działalności rozliczać się z Urzędem Skarbowym czy też składać deklaracje do ZUS-u. Rozliczenia to jednak zaledwie część obowiązków przedsiębiorców – na ich barkach spoczywa również dokumentowanie sprzedaży (wystawianie paragonów, faktur czy rachunków), podpisywanie umów, zamawianie dostaw, czy wreszcie realizacja zamówień albo sprzedaży. W tej sytuacji samodzielne rozliczanie się z fiskusem zabiera miesięcznie co najmniej kilkanaście cennych godzin, które można byłoby wykorzystać z pożytkiem dla firmy. Czy jest to dla Ciebie opłacalne? Warto zweryfikować to w najprostszy sposób: mnożąc liczbę godzin poświęconych na samodzielne księgowanie dokumentów przez stawkę godzinową, którą zarabiasz w swojej firmie (lub do której dążysz). Często okaże się, że usługa, którą biuro rachunkowe wyceniłoby na mniej niż 200 zł, „kosztuje” znacznie więcej, jeśli angażujesz w nią prywatny czas. Profesjonalni księgowi na bieżąco śledzą także wszelkie aktualizacje przepisów i nowelizacje ustaw, co oznacza, że Ty nie musisz już poświęcać czasu na studiowanie przepisów.
Dobre biuro rachunkowe musi posiadać wykupioną polisę OC. Jest ona niezwykle ważna, ponieważ jeśli dojdzie do jakiegokolwiek błędu w rozliczeniach, możesz dochodzić odszkodowania właśnie z tytułu odpowiedzialności cywilnej osób realizujących rozliczenia. Zwróć też uwagę na drugą kluczową kwestię: podejście do standardów ochrony danych osobistych. Odpowiednie procedury RODO są nieodzowne, ponieważ swojemu księgowemu powierzasz nie tylko dane własne, ale także dane Twoich kontrahentów, znajdujące się np. na fakturach lub zawieranych umowach. Podczas zawierania z Tobą umowy biuro rachunkowe powinno zatem przedstawić Ci do podpisu dokumenty, na mocy których powierzasz mu przetwarzanie danych osobowych.
Na jakość współpracy z biurem rachunkowym wpływają nie tylko kwestie merytoryczne i prawne. Zwróć uwagę także na oferowane warunki współpracy. Z pewnością będzie ona dogodniejsza, jeśli księgowy umożliwi Ci przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną – nowoczesne biura rachunkowe dysponują czasem nawet własnymi systemami ułatwiającymi przekazywanie dokumentów. Jeśli należysz do osób, które preferują osobiste spotkanie z księgową w celu omówienia bardziej złożonych kwestii – wybierz biuro zlokalizowane niedaleko miejsca prowadzenia działalności. Warto również wziąć pod uwagę ogólną atmosferę rozmowy z księgowym. Czy jest to osoba otwarta na potrzeby Twojej firmy? Czy zadaje pytania i stara się dobrać odpowiednią ofertę dla Ciebie? Czy masz poczucie, że rozmawiasz z kompetentnym i profesjonalnym fachowcem? Jeśli tak – istnieje większa szansa, że współpraca z wybranym biurem będzie długa i udana.
