Jak założyć własną firmę w branży IT?

Jesteś programistą i chcesz zyskać swobodę w wyborze projektów, nad którymi pracujesz oraz firm, dla których tworzysz oprogramowanie? A może zauważasz, że w ogłoszeniach zleceniodawców występują często wyższe „widełki” dotyczące wynagrodzenia B2B*, aniżeli UoP**?

Jako przedsiębiorca zyskujesz dostęp do szybko rozwijającego się rynku usług IT i to od Ciebie zależy, nad czym i z kim pracujesz. Sprawdź, jak krok po kroku założyć własną firmę w branży IT.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są wady i zalety różnych form organizacyjno-prawnych działalności?
• Jaką siedzibę firmy wybrać?
• Jak zarejestrować działalność gospodarczą i wybrać kody PKD?
• Jakie dokumenty trzeba złożyć w ZUS-ie i US?
• O czym należy pamiętać, zakładając firmowe konto w banku?

Jaka forma organizacyjno-prawna?

Przedsiębiorstwa działające na polskim rynku mogą przyjmować różne formy organizacyjno-prawne. Początkujący przedsiębiorcy decydują się najczęściej na wybór jednej z trzech form:

• Samozatrudnienie, czyli jednoosobowa działalność gospodarcza, jest odpowiednie dla Ciebie zarówno jeśli chcesz samodzielnie realizować pozyskiwane zamówienia, jak i wtedy, gdy planujesz zatrudniać pracowników. Działalność rejestrujesz poprzez zgłoszenie do CEIDG***. Prowadząc jednoosobową firmę korzystasz ze stosunkowo prostych form rozliczenia (jedną z najczęściej wybieranych jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów), możesz również skorzystać z dofinansowania z Urzędu Pracy na otwarcie działalności. Przez pierwszych 6 miesięcy od otwarcia firmy jesteś uprawniony/a do zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (w ramach ulgi na start). Wadą samozatrudnienia jest fakt, że odpowiadasz całym swoim majątkiem za wszystkie zobowiązania firmy.
  
  
• Spółka cywilna – to jeden z wariantów najchętniej wybieranych przez przedsiębiorców, którzy chcą otworzyć firmę wraz ze wspólnikiem/wspólnikami. W przeciwieństwie do spółek prawa handlowego, spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, a jako przedsiębiorcy traktowane są poszczególne osoby ją tworzące. Wspólnicy zawierają ze sobą umowę spółki (przy czym nie musi być to umowa notarialna), a w CEIDG rejestrują się indywidualnie (podając własne numery NIP i REGON). Natomiast spółka cywilna jako podmiot otrzymuje – po zgłoszeniu do GUS – indywidualny, osobny NIP i REGON, a po jego uzyskaniu poszczególni wspólnicy aktualizują swoje wpisy w CEIDG. Założenie spółki cywilnej  daje wspólnikom możliwość skorzystania z ulgi na start w opłatach składek na ubezpieczenia społeczne. W kwestii rozliczeń płatnikiem VAT może być spółka cywilna, natomiast podatek dochodowy rozlicza każdy ze wspólników osobno. Jeśli przychody firmy są niższe niż 2 mln euro, spółka może wybrać formę rozliczeń na podstawie KPiR, ryczałtu ewidencjonowanego lub ksiąg rachunkowych. Wadą spółki cywilnej jest fakt, że – podobnie jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – jako wspólnik odpowiadasz za jej zobowiązania całym swoim majątkiem.
  
  
• Spółka jawna – to osobowa spółka handlowa, która nie ma osobowości prawnej, ale posiada zdolność do nabywania praw i zaciągania zobowiązań (czyli ma zdolność prawną). W przeciwieństwie do spółki cywilnej, w przypadku spółki jawnej wymagane jest zawarcie umowy wg konkretnego wzorca dostępnego w S24, a także uzyskanie wpisu do KRS i wniesienie wkładu (w formie pieniężnej lub niepieniężnej, np. w formie wykonywanej pracy). Wspólnikom spółki nie przysługuje ulga w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, a za zobowiązania firmy odpowiadają oni całym swoim majątkiem. Podobnie jak w przypadku spółki cywilnej, również w spółce jawnej wspólnicy indywidualnie wybierają formę opodatkowania, a sama spółka jest jedynie płatnikiem podatku VAT, nie zaś podatku dochodowego. Decydując się na tę formę działalności masz również możliwość wyboru formy ewidencjonowania przychodów: KPiR, ryczałtu ewidencjonowanego lub ksiąg rachunkowych. Zaletą spółki jawnej jest łatwość jej rozwiązania – w przeciwieństwie do sp. z o.o., nie wymaga ona procedury likwidacyjnej.
  
  
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – to kapitałowa spółka handlowa, która posiada osobowość prawną. Wspólnicy muszą wnieść kapitał w kwocie minimum 5 tys., a umowa spółki zawierana jest w formie aktu notarialnego. Nowy podmiot musi zostać zarejestrowany w KRS. Wspólnicy sp. z o.o. co do zasady są zobowiązani do opłacania składek na własne ubezpieczenie społeczne.  Prowadzenie spółki z o.o. wymaga spełnienia szeregu obowiązków – w tym ewidencjonowania działalności w formie tzw. pełnej księgowości, czyli ksiąg rachunkowych, a także składania corocznych sprawozdań finansowych do KRS. Podmiot może być płatnikiem VAT, a także podatku dochodowego, a wspólnicy płacą dodatkowo podatek od dywidendy. Jeśli więc planujesz założenie spółki z o.o. nieodzowne może okazać się wsparcie zarówno biura rachunkowego prowadzącego księgi rachunkowe, jak i prawnika specjalizującego się w prawie spółek.

Gdzie będziesz prowadzić działalność?

Możliwości jest sporo, a najprostsza to utworzenie firmy we własnym mieszkaniu lub domu. Pamiętaj jednak, że o ile podczas prowadzenia jednoosobowej działalności i zdalnej współpracy z klientami taka forma będzie dosyć wygodna, o tyle jeśli chcesz utworzyć w domu firmowe biuro i zatrudniać pracowników, musisz przystosować lokal do ich potrzeb zgodnie z przepisami. Firmę możesz zarejestrować również w wynajętym biurze (pamiętaj jednak, aby uzyskać zgodę właściciela lokalu) albo też pod wynajętym adresem, wspólnym dla kilku firm – tu również umowa musi dopuszczać rejestrację działalności. Pamiętaj, że siedziba firmy, adres korespondencyjny i miejsce wykonywania działalności mogą, ale nie muszą być tożsame.

Godzina zero – czyli jak zarejestrować firmę w CEIDG?

Z części artykułu dotyczącej form organizacyjno-prawnych wiesz już, że procedura utworzenia każdego rodzaju firmy wygląda nieco inaczej. Skoncentrujmy się zatem na najprostszej, czyli jednoosobowej działalności, którą rejestrujesz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Niegdyś zgłoszenie wymagało osobistego wypełnienia druku w urzędzie lub wysłania go pocztą, dziś rejestracji możesz dokonać przez Internet, wypełniając formularz na stronie www.biznes.gov.pl w dziale Usługi online. Rejestracja nie powinna nastręczać trudności – ale kwestią, z którą być może zetkniesz się po raz pierwszy, są kody PKD. To literowo-liczbowe oznaczenia poszczególnych rodzajów działalności. Jako ciekawostkę nadmienimy, że “Działalność związana z oprogramowaniem” oznaczona jest jako 62.01.Z, ale oprócz niej możesz potrzebować także innych kodów – obejmujących np. doradztwo w zakresie informatyki. Pod tym linkiem znajdziesz wyszukiwarkę kodów PKD dla wszystkich rodzajów działalności. Możesz także poprosić o pomoc swoje biuro rachunkowe. Na podstawie wpisu w CEIDG uzyskasz od razu także numer NIP i REGON.

Pamiętaj o zgłoszeniu do ZUS i US

Choć Twoje zgłoszenie jako płatnika składek Zakład Ubezpieczeń Społecznych otrzyma już na podstawie rejestracji w CEIDG, to kolejne dokumenty musisz złożyć w ZUS-ie samodzielnie.  Obowiązuje Cię druk ZUS ZUA, jeśli będziesz uzyskiwać dochody głównie z działalności gospodarczej i zgłaszasz siebie zarówno do ubezpieczenia społecznego, jak i zdrowotnego. Druk ZUS ZZA przeznaczony jest dla osób zatrudnionych na umowę o pracę – ponieważ w takiej sytuacji, prowadząc własną działalność gospodarczą, opłacasz tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Składasz go również, jeśli będziesz korzystać z ulgi na start. Pamiętaj o dotrzymaniu terminów – na złożenie powyższych druków masz czas w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. Możesz przesłać je online.

W przypadku Urzędu Skarbowego nie masz obowiązku składania dodatkowych deklaracji, ponieważ zawiadomienie o rozpoczęciu działalności gospodarczej przekazywane jest do US na podstawie formularza CEIDG-1. W formularzu wskazujesz też wybraną formę opodatkowania. Natomiast osobne zgłoszenie – w postaci druku VAT-R – jest niezbędne, jeśli już na początku działalności rejestrujesz się jako płatnik VAT. W takim wypadku druk VAT-R musisz złożyć najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem działalności.

Załóż konto bankowe

Choć część przedsiębiorców – zwłaszcza prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – może wykorzystywać konto osobiste do firmowych rozliczeń, najlepszym rozwiązaniem jest założenie osobnego konta firmowego. Rachunki dla przedsiębiorców znajdują się w ofercie praktycznie wszystkich banków, a w wielu przypadkach, po spełnieniu określonych warunków, można korzystać z nich bez opłat lub za niewielką opłatą miesięczną. Numer konta bankowego zgłoś jako aktualizację do rejestru CEIDG. Niestety, możesz uczynić to dopiero po zarejestrowaniu firmy (a nie od razu w trakcie rejestracji przedsiębiorstwa), ponieważ bank przed utworzeniem rachunku zweryfikuje, czy firma figuruje już w CEIDG i nierzadko poprosi również o wzór firmowej pieczęci. Jeśli jesteś podatnikiem VAT, musisz zgłosić rachunek również na tzw. białą listę podatników VAT - możesz dokonać tego przez Internet za pośrednictwem CEIDG (samozatrudnieni) lub KRS. Zgłoszenia dokonujesz na formularzu NIP-2/NIP-8.

Gdy potrzebujesz pomocy – pytaj!

Jeśli marzysz o założeniu własnej firmy w branży IT, z pewnością warto spróbować. Tym bardziej, że przedsiębiorcy prowadzący działalność krócej, niż 12 miesięcy, korzystają z ochrony w ramach tzw. prawa do błędu. W razie nieprawidłowości (np. naruszenia niektórych przepisów) otrzymują pouczenie, zamiast kary pieniężnej. Pamiętaj też, że w razie potrzeby możesz nawet przed założeniem działalności zwrócić się o poradę do biura rachunkowego, które przeprowadzi Cię bezpiecznie przez cały proces rejestracji firmy.

* B2B (Business to Business) - współpraca między dwoma podmiotami, prowadzącymi działalność gospodarczą

**UoP - umowa o pracę

***CEIDG - rejestr Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej)